合作評審プロセスの詳細
合作評審プロセスの詳細
パートナーが我々のコンプライアンスおよび安全基準を満たしていることを確認するため、以下の詳細な合作評審流程細則を制定しました。このプロセスは、監査ポリシー、デューデリジェンス、契約条項、年次監査、リスクおよび問題管理、継続的監視、トレーニングとコミュニケーション、記録と報告、および第三者評価を網羅しています。
1. 監査ポリシー
年次レビュー計画
● 計画開発
o 年次審査の目標と範囲を決定します。
o 全てのパートナーをリストアップし、リスクレベルに基づいて審査の優先順位を付けます。
o 各パートナーに明確な審査日を確保する詳細なスケジュールを作成します。
● 計画承認
o 初期計画を管理層に提出してレビューを受けます。
o フィードバックに基づいて必要な調整と改善を行います。
o 管理層の正式な承認を得ます。
● 計画の実施
o 承認されたスケジュールに従って審査を開始します。
o パートナーに審査の時間と準備事項を通知します。
o 審査チームが十分なリソースとツールを備えていることを確認します。
基準とプロセスを確認する
● 標準設定
o データ保護、アクセス制御、データ暗号化、ログ記録、セキュリティインシデント対応などの具体的な基準を決定します。
o 業界のベストプラクティスや関連規制を参照し、基準の包括性とコンプライアンスを確保します。
● プロセス定義
o 審査の準備、現地審査、問題記録、是正措置の策定およびフォローアップなど、各審査段階の具体的なステップを明確にします。
o 標準化された審査テンプレートやツールを作成し、審査プロセスの規範性と一貫性を確保します。
● レビューツール
o セキュリティスキャンツールやログ分析ツールなど、適切な審査ツールを選定し設定します。
o 審査チームがこれらのツールを熟練して使用できるようにトレーニングを行います。
監査範囲
● 範囲の決定
o ビジネスニーズおよびコンプライアンス要件に基づいて、各監査の具体的な範囲を決定します。
o 全ての重要なビジネスプロセスおよび技術システムをカバーすることを確保します。
● 動的調整
o リスク評価結果やビジネスの変化に応じて、監査範囲を動的に調整します。
o 監査の包括性と対象性を確保します。
2. デューデリジェンス
法律審査
● 背景調査
o パートナーの法的背景情報を収集し、会社登録情報、過去の訴訟記録および規制機関の調査記録を含めます。
o 法律データベースや公開リソースを使用して検索します。
● コンプライアンス記録
o パートナーの過去の監査報告書、違反記録および是正措置を含むコンプライアンス記録を要求し審査します。
● 法律顧問相談
o 必要に応じて法律顧問に相談し、法的審査の包括性と正確性を確保します。
o 法的審査報告書を作成し、審査結果と提案を記録します。
契約審査
● 契約条項
o 契約の中でデータ保護条項を詳細に審査し、それが当社のコンプライアンス要件および業界標準を満たしていることを確認します。
o データ収集、処理、保存、転送および破壊の安全対策を含む条項を確保します。
● 責任分担
o データ保護に関する双方の責任と義務を明確にし、データセキュリティ、プライバシー保護および違反処理を含めます。
o 責任分担を契約条項に詳細に記載します。
● 契約変更
o 契約期間中にコンプライアンス要件が変更された場合、契約条項を適時に調整します。
o パートナーと契約変更条項を協議し、補足契約を締結します。
技術審査
● 技術能力評価
o パートナーの技術能力を評価し、データ処理、保存、転送および破壊の安全対策を含めます。
o 技術評価ツールや方法を使用して詳細な評価を行います。
● セキュリティコントロールのチェック
o パートナーのセキュリティコントロール対策をチェックし、ファイアウォール、侵入検知システム、アクセス制御および暗号化技術を含めます。
o 現地またはリモートでのセキュリティコントロール審査を行います。
● システム審査
o パートナーの技術システムを全面的に審査し、それが当社の技術安全基準を満たしていることを確認します。
o 詳細なシステム審査報告書を作成し、発見された問題および提案を記録します。
3. 契約条項
データ保護責任
● 詳細条項
o 契約にパートナーのデータ保護責任を詳細に記載し、データ収集、処理、保存、転送および破壊の安全対策を含めます。
o 契約条項が当社のコンプライアンス要件および業界標準を満たしていることを確認します。
● 責任分担
o データ保護に関する双方の責任と義務を明確にし、データセキュリティ、プライバシー保護および違反処理を含めます。
o 責任分担を契約条項に詳細に記載します。
● 違反処理
o 違反処理メカニズムを定義し、罰則措置、賠償責任および協力の終了条件を含めます。
o 契約条項に詳細な違反処理規定を含めます。
コンプライアンス義務
● 規制要求
o 契約にパートナーが遵守する必要があるコンプライアンス標準および規制を明確に規定し、GDPRやCCPAなどを含めます。
o パートナーがこれらの規制を理解し、遵守することを確認します。
● コンプライアンス承諾
o パートナーにコンプライアンス承諾書を署名させ、関連規制および当社のコンプライアンス要件を遵守することを承諾します。
o コンプライアンス承諾書を契約の添付文書とします。
● 定期チェック
o パートナーのコンプライアンス状況を定期的にチェックし、契約規定のコンプライアンス要件を継続的に満たしていることを確認します。
o チェック結果を記録し、パートナーと改善措置を協議します。
罰則措置
● 罰金条項
o 契約にコンプライアンス要件違反時の罰金条項を定義します。
o パートナーが違反行為を犯した場合、具体的な罰金額および支払期限を規定します。
● 契約終了
o 重大な違反が発生した場合の契約終了条件を明確に定義します。
o 契約終了後のデータ処理および資産返還手続きを規定します。
● 補償措置
o 契約に違反による損害補償措置を含め、パートナーが違反行為によって当社に与えた損害を補償する義務を規定します。
o 補償金額および支払条件を明確に記載します。
4. 年次監査
監査計画
● 計画策定
o 年次監査計画を策定し、監査の目標、範囲、タイムラインを明確にします。
o 全てのパートナーをリストアップし、リスクレベルに基づいて監査の優先順位を付けます。
● 計画承認
o 初期計画を管理層に提出してレビューを受けます。
o フィードバックに基づいて必要な調整と改善を行います。
o 管理層の正式な承認を得ます。
● 計画実施
o 承認されたスケジュールに従って監査を開始します。
o パートナーに監査の時間と準備事項を通知します。
o 監査チームが十分なリソースとツールを備えていることを確認します。
監査基準とプロセス
● 基準設定
o データ保護、アクセス制御、データ暗号化、ログ記録、セキュリティインシデント対応などの具体的な基準を決定します。
o 業界のベストプラクティスや関連規制を参照し、基準の包括性とコンプライアンスを確保します。
● プロセス定義
o 監査の準備、現地監査、問題記録、是正措置の策定およびフォローアップなど、各監査段階の具体的なステップを明確にします。
o 標準化された監査テンプレートやツールを作成し、監査プロセスの規範性と一貫性を確保します。
● 監査ツール
o セキュリティスキャンツールやログ分析ツールなど、適切な監査ツールを選定し設定します。
o 監査チームがこれらのツールを熟練して使用できるようにトレーニングを行います。
監査範囲
● 範囲決定
o ビジネスニーズおよびコンプライアンス要件に基づいて、各監査の具体的な範囲を決定します。
o 全ての重要なビジネスプロセスおよび技術システムをカバーすることを確保します。
● 動的調整
o リスク評価結果やビジネスの変化に応じて、監査範囲を動的に調整します。
o 監査の包括性と対象性を確保します。
5. リスクおよび問題管理
リスク評価
● 評価プロセス
o パートナーに対するリスク評価プロセスを確立し、評価基準、評価方法および評価頻度を明確にします。
o リスク評価ツールを使用して、パートナーのリスクレベルを定量的に評価します。
● 評価基準
o データ保護、技術セキュリティ、コンプライアンス、財務安定性などの具体的な評価基準を設定します。
o 業界のベストプラクティスや当社のコンプライアンス要件を参照し、評価基準の包括性と一貫性を確保します。
● リスクマトリックス
o リスク評価結果をリスクマトリックスに基づいて分類し、各パートナーのリスクレベルを視覚的に表示します。 o 高リスク、中リスクおよび低リスクのパートナーを識別し、対応策を策定します。
問題解決
● 問題記録
o 監査中に発見された問題を詳細に記録し、問題の発生場所、原因、影響および解決策を含めます。
o 標準化された問題記録テンプレートを使用して、問題記録の規範性と一貫性を確保します.
● 是正措置
o 発見された問題に対する是正措置を策定し、具体的な解決策、担当者、タイムラインを明確にします。
o 是正措置の実施状況を監視し、問題が完全に解決されることを確認します。
● フォローアップ
o 是正措置の実施後、フォローアップ監査を実施し、問題が再発しないことを確認します。
o フォローアップ監査結果を記録し、問題解決の有効性を評価します。
6. 継続的監視
監視メカニズム
● モニタリングシステム
o 継続的な監視メカニズムを確立し、モニタリングシステムを導入します。
o リアルタイムでのデータ保護、技術セキュリティおよびコンプライアンス状況を監視します。
● 監視基準
o 監視基準を設定し、データ収集、ログ記録、セキュリティアラートなどの具体的な監視項目を明確にします。
o 監視基準が業界のベストプラクティスおよび当社のコンプライアンス要件を満たしていることを確認します。
● 定期レポート
o 継続的な監視結果を定期的にレポートし、管理層およびパートナーに通知します。
o レポートには、監視期間中の主要な発見、リスク評価および提案を含めます。
定期レビュー
● レビュー計画
o 定期レビュー計画を策定し、レビューの目標、範囲、タイムラインを明確にします。
o 全てのパートナーをリストアップし、リスクレベルに基づいてレビューの優先順位を付けます。
● レビュー実施
o 承認されたスケジュールに従ってレビューを開始します。
o パートナーにレビューの時間と準備事項を通知します。
o レビュー結果を詳細に記録し、管理層およびパートナーに通知します。
● 改善策の策定
o レビュー結果に基づいて、必要な改善策を策定し、具体的な解決策、担当者、タイムラインを明確にします。
o 改善策の実施状況を監視し、パートナーが提案された改善策を確実に実施することを確認します。
自動化監視
● 自動化ツール
o 継続的な監視のために自動化ツールを導入し、データ収集、ログ記録、セキュリティアラートなどの監視プロセスを自動化します。
o 自動化ツールが効果的に動作するように設定し、定期的にメンテナンスを行います。
● リアルタイムアラート
o 自動化ツールによるリアルタイムアラート機能を設定し、セキュリティインシデントやコンプライアンス違反の早期検出を確保します。
o リアルタイムアラートに基づいて迅速な対応を行います。
● データ分析
o 自動化ツールによるデータ分析機能を使用し、監視データから有用なインサイトを抽出します。
o データ分析結果に基づいてリスク評価および改善策を策定します。
7. トレーニングとコミュニケーション
トレーニング計画
● 年間トレーニング計画
o 年間トレーニング計画を策定し、トレーニングの目標、内容、タイムラインを明確にします。
o 全ての関連スタッフおよびパートナーをリストアップし、トレーニングの優先順位を付けます。
● トレーニング実施
o 承認されたスケジュールに従ってトレーニングを開始します。
o パートナーにトレーニングの時間と準備事項を通知します。
o トレーニング後、テストを実施し、トレーニング効果を評価します。
● トレーニング資料
o 標準化されたトレーニング資料を作成し、トレーニング内容の規範性と一貫性を確保します。
o トレーニング資料を定期的に更新し、最新のコンプライアンス要件および業界標準を反映させます。
コミュニケーションメカニズム
● 定期コミュニケーション
o パートナーとの定期コミュニケーションメカニズムを確立し、コンプライアンス要件およびセキュリティ基準を共有します。
o 定期会議やワークショップを通じて、双方の理解と協力を促進します。
● コミュニケーションツール
o 効果的なコミュニケーションツールを選定し、メール、ビデオ会議、チャットツールなどを活用します。
o コミュニケーションツールの使用方法についてトレーニングを行います。
● フィードバックメカニズム
o パートナーからのフィードバックを収集し、問題点や改善提案を特定します。
o フィードバックに基づいて、必要な調整と改善を行います。
8.記録と報告
監査記録
● 詳細記録
o 監査プロセスの各段階を詳細に記録し、監査準備、現地監査、問題記録、是正措置およびフォローアップを含めます。
o 標準化された監査記録テンプレートを使用して、記録の規範性と一貫性を確保します。
● 記録保存
o 監査記録を安全に保存し、必要に応じてアクセスできるようにします。
o 記録保存ポリシーに従い、一定期間後に記録をアーカイブまたは破棄します。
● 記録レビュー
o 監査記録を定期的にレビューし、記録の完全性と正確性を確認します。
o レビュー結果に基づいて、記録方法やテンプレートを改善します。
定期報告
● 報告フォーマット
o 定期報告のフォーマットを標準化し、報告内容の規範性と一貫性を確保します。
o 報告フォーマットには、監査結果、リスク評価、是正措置および提案を含めます。
● 報告スケジュール
o 定期報告のスケジュールを策定し、報告のタイムラインを明確にします。
o 全ての関連スタッフおよびパートナーに報告スケジュールを通知します。
● 報告提出
o 承認されたスケジュールに従って定期報告を提出します。
o 報告内容を管理層およびパートナーに共有し、フィードバックを収集します。
● 報告レビュー
o 定期報告を定期的にレビューし、報告内容の正確性と包括性を確認します。
o レビュー結果に基づいて、報告方法やフォーマットを改善します。
9. 第三者評価
第三者の選定
● 資格評価
o 独立性と専門性を確保するため、資格と経験豊富な第三者監査機関を選定します。
o 第三者監査機関の資格証明書と過去の監査経験を確認します。
● 協力契約
o 第三者監査機関と協力契約を締結し、監査の範囲、基準および責任を明確にします。
o 協力契約の合法性と規範性を確保します。
● 評価基準
o 第三者監査の基準とプロセスを定義し、当社のコンプライアンス要件に適合させます。
o 業界標準とベストプラクティスを使用し、評価基準の包括性と信頼性を確保します。
評価プロセス
● 独立監査
o 第三者監査機関が独立した監査と評価を行い、パートナーのコンプライアンスとセキュリティ対策を審査します。
o 監査プロセスの独立性と客観性を確保します。
● 現地監査
o 必要に応じて、第三者監査機関による現地監査を手配し、監査の包括性と深度を確保します。
o 現地監査が円滑に進行するように必要なサポートとリソースを提供します。
● 監査報告
o 第三者監査機関が詳細な監査報告を作成し、監査結果と改善提案を提供します。
o 報告内容の正確性と包括性を確保します。
監査結果
● 結果のレビュー
o 第三者監査報告を内部でレビューし、監査結果の信頼性と有効性を確認します。
o 必要に応じて、第三者監査機関に追加の説明と明確化を要求します。
● 改善措置
o 第三者監査報告の提案に基づき、改善措置を策定し実施して、問題が効果的に解決されるようにします。
o 改善措置の実施状況を追跡し、その効果を確認します。
● 報告の発行
o 第三者監査報告と改善措置を管理層に提出し、監査状況と重要な発見を管理層に共有します。
o 必要に応じて、パートナーやその他の関連者に監査結果と改善措置を公表します。